Test-Lauf ohne Versand
Jede Regel gegen einen Beispiel-Datensatz durchspielen, bevor sie scharf geschaltet wird. Es wird nichts gesendet und nichts geschrieben.
Workflow
Euer Vertrieb arbeitet auch,
Euer Vertrieb arbeitet auch,
wenn ihr es nicht tut.
Eine Regel besteht aus drei Teilen: einem Auslöser, einer Bedingung und einer Aktion. Stell sie hier zusammen — genau diese Bausteine gibt es im Editor, in genau dieser Reihenfolge.
Rezepte:
Wenn ein Lead angelegt wird und die Quelle „Messe/Event“ ist, dann sende eine E-Mail an den Lead.
Läuft durch das Einwilligungs-Gate: Wer widersprochen hat, wird übersprungen — automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.
Der Editor
Von oben nach unten lesbar.
Kein Knotengeflecht, keine Formelsprache. Ein Ablauf, den auch jemand versteht, der ihn nicht gebaut hat — sechs Monate später.
Bausteine
Woraus eine Regel bestehen kann.
| Art | Was zur Verfügung steht |
|---|---|
| Auslöser | Phase erreicht · Verkaufschance angelegt, gewonnen oder verloren · Lead angelegt oder konvertiert · Aktivität erfasst · Feld hat sich geändert (auf Chance, Lead, Kontakt und Firma, eigene Felder eingeschlossen) · Datum erreicht (jährlich oder einmalig, auf Wunsch mit Vorlauf) · täglicher Zeitplan · Tage seit Phasenwechsel |
| Bedingungen | Feld, Operator, Wert — verknüpfbar mit UND und ODER. Dazu Verlaufs-Bedingungen: Tage seit der letzten Aktivität, Anzahl Aktivitäten nach Typ und Ergebnis, „es gab bereits eine Demo“. Eigene Felder stehen mit den Operatoren zur Verfügung, die zu ihrem Typ passen. |
| Verzweigung | „Wenn / Dann“ teilt den Ablauf in zwei beschriftete Bahnen — erfüllt und nicht erfüllt. Jede Bahn läuft als eigener Teil-Ablauf weiter. |
| Warten | Von einer Stunde bis 90 Tage. Bedingungen nach der Pause prüfen immer den aktuellen Stand — „Angebot raus, drei Tage warten, nur nachfassen, wenn nichts passiert ist“. |
| Aktionen | E-Mail an Kontakt, Lead oder Primärkontakt · Verantwortlichen benachrichtigen · Aufgabe oder Aktivität anlegen · Feld setzen · Phase ändern · Lead zuweisen · Vertrag aus Vorlage erstellen · signiertes Webhook senden |
Kontrolle
Automatisierung, die man nachprüfen kann.
Eine Regel, die im Hintergrund E-Mails an eure Kunden schickt, muss überprüfbar sein. Sonst ist sie ein Risiko, keine Entlastung.
„Warum hat es nicht gefeuert?“
Einen echten Datensatz auswählen und die Stufen-Checkliste lesen: welche Bedingung mit welchem Ist-Wert gescheitert ist, markiert an der ersten Stelle, die nicht durchging. Kein Rätselraten.
Wirkung in Zahlen
Die letzten 90 Tage je Regel: Läufe, gesendete Mails, angelegte Aufgaben, erzeugte Verträge, abgesetzte Webhooks — mit Mini-Verlauf. So sieht man, welche Regel wirklich etwas bewegt und welche nur läuft.
Einmal-Lauf für den Bestand
Eine neue Regel gilt erst für künftige Ereignisse. Über den Einmal-Lauf holt ihr den Bestand nach — mit Vorschau, Bestätigung und sicherer Wiederholung, falls etwas dazwischenkommt.
Was würdet ihr als Erstes automatisieren?
Meistens ist es das, was gerade jemand von Hand macht und regelmäßig vergisst.